Cómo obtener los expedientes escolares de tu hijo (y por qué querrás hacerlo)

Los expedientes académicos incluyen todo, desde los boletines de calificaciones hasta los informes sobre los resultados de los exámenes estatales, además de resúmenes de evaluaciones y expedientes disciplinarios. Hay muchas razones por las que te podría interesar consultar estos documentos. Por un lado, pueden ayudarte a entender cómo le va a tu hijo en la escuela y pueden ser un punto de partida para las conversaciones con el maestro o profesor. Un bajón repentino en las calificaciones o los resultados de los exámenes de tu hijo pueden indicar un problema mayor y es buena idea darle seguimiento al rendimiento de tu hijo.

También hay circunstancias específicas en las que querrás tener a mano los expedientes de tu hijo: por ejemplo, si vas a iniciar el proceso de obtener un Plan Educativo Individualizado (IEP, por sus siglas en inglés) para tu hijo, o si va a cambiar de escuela. Al igual que los historiales médicos, conviene saber cómo acceder a los historiales educativos en cualquier momento.

• Las leyes federales protegen tu derecho a ver y obtener el expediente de tu hijo. Esto incluye información sobre el progreso académico de tu hijo (como los boletines de calificaciones o los resultados de los exámenes), así como información sobre cómo se ha evaluado a tu hijo en la escuela, su rango académico en la clase y las notas de su maestro. También tienes derecho a consultar todos los correos electrónicos relacionados con la educación de tu hijo (aunque es posible que no estén incluidos en el expediente físico que guarda la escuela). En general, tienes derecho a consultar cualquier información relacionada con la educación de tu hijo.

•  También tienes derecho a solicitar una explicación de estos expedientes. Si no estás seguro de lo que estás leyendo (y seamos honestos, los expedientes escolares no son los más fáciles de entender), puedes pedir a la escuela que te proporcione una interpretación. Para solicitar esta ayuda, consulta primero con el maestro de tu hijo. Si no obtienes el apoyo que necesitas, acude al subdirector o al director de la escuela.

•  La escuela debe responder a tu solicitud en un plazo razonable (no más de 45 días). Si tienes una reunión pendiente (por ejemplo, sobre el IEP de tu hijo), tienes derecho a acceder a los expedientes de tu hijo antes de esa reunión.
• Tienes derecho a recibir todos los expedientes y explicaciones en el idioma de tu preferencia. La escuela debe proporcionar versiones traducidas de todos los expedientes educativos "vitales", incluyendo los boletines de calificaciones, los resultados de los exámenes y los informes de evaluación. También debe proporcionar un intérprete para cualquier conversación o reunión relacionada con el tema. Por ley, la escuela no puede pedirle a tu hijo (ni a ningún familiar) que sirva de traductor.

•  La escuela sí puede cobrar por copias de los expedientes académicos. Pero hay límites. No pueden cobrarte si la tarifa te impide ver los expedientes de tu hijo, y no pueden cobrar por buscar y producir los expedientes en primer lugar. (Por ejemplo, si necesitas tres copias del expediente académico de tu hijo, la escuela puede cobrar una pequeña cantidad por las copias adicionales. Pero no deberían cobrar por proporcionar el expediente original). Si la escuela se niega a compartir los expedientes de tu hijo hasta que pagues una cuota, recuérdales que, como padre, es tu derecho legal obtener los expedientes escolares de tu hijo, independientemente de la capacidad de pago.

• Empieza por consultar el portal en línea de la escuela. Si la escuela de tu hijo utiliza una herramienta en línea para almacenar sus calificaciones y los resultados de las pruebas, ese es un buen lugar para empezar. El acceso a esta página debería estar disponible en el sitio web del distrito escolar. Si tienes problemas para ingresar o no encuentras la contraseña, pónte en contacto con el coordinador de familias de la escuela (o llama a la oficina de la escuela) para que te ayuden.

•  Si la escuela no utiliza un portal en línea, averigua si tienes que acudir a la escuela en persona para iniciar la solicitud. La oficina de la escuela podrá responder a esta pregunta. En algunos estados, como Luisiana, la ley no requiere que los padres vayan personalmente a solicitar los expedientes académicos. Pero como esto varía según el estado, es una buena idea llamar a la oficina de la escuela de tu hijo para confirmar.

•  Entrega la solicitud por escrito al maestro de tu hijo y al director de la escuela. Ya sea que vayas en persona o hagas la solicitud en línea, tendrás que escribir una carta breve explicando qué expedientes te gustaría ver u obtener. A continuación, te ofrecemos algunos ejemplos de texto que puedes utilizar (adapta el texto a tu situación personal):

 Estimados [Nombre del director] y [Nombre del profesor]:

Les escribo para solicitar los boletines de calificaciones e informes de exámenes de mi hijo, [NOMBRE], de este año. También me gustaría ver los resultados de cualquier evaluación que haya obtenido (por ejemplo, su nivel de lectura). Me gustaría revisar su progreso y saber cómo podemos ayudarle mejor en casa.

 Por favor, envíe estos documentos a casa con [NIÑO] o por correo a: [DIRECCIÓN] antes de mi reunión de padres y maestros el [X FECHA].

 Muchas gracias,

[NOMBRE]

•  Si tu solicitud por escrito es ignorada, debes ser persistente. Junto con una segunda solicitud por escrito (no olvides hacer referencia también a la fecha de la solicitud original), comparte un recurso sobre tu derecho legal a ver los expedientes de tu hijo, como este. Guarda un registro de toda la correspondencia que mantengas con la escuela, incluyendo el número de solicitudes que hayas enviado. Si ni el maestro ni el director de tu hijo están dispuestos o no pueden ayudarte, puedes elevar tu petición a la oficina del distrito enviando un correo electrónico a un miembro del personal del departamento de servicios académicos o estudiantiles del distrito escolar. (En el sitio web de tu distrito escolar encontrarás información de contacto de los distintos departamentos). Si tu distrito cuenta con una oficina de participación familiar, ésta también podría ser un lugar útil para buscar apoyo. Por último, si la escuela de tu hijo sigue rechazando o ignorando tu solicitud de registros, puedes presentar una queja oficial ante el Departamento de Educación de EE.UU. (Aquí hay un vídeo que explica el proceso).

• Una última cosa para tener en cuenta: los expedientes académicos de tu hijo son confidenciales y no se pueden compartir con nadie ajeno a la escuela sin tu permiso previo. La ley que protege la privacidad de tu hijo en la escuela se llama Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar o FERPA, por sus siglas en inglés. Tú puedes dar permiso a otra persona para que hable con la escuela sobre tu hijo (por ejemplo, a tu Navegador o a otro defensor educativo con el que estés trabajando). Para ello, tendrás que firmar un formulario otorgando permiso a la persona en cuestión para que pueda ver los expedientes de tu hijo.